Comment assurer la gestion en ligne des inscriptions à une convention ou à un évènement de grande envergure ?

La gestion en ligne des inscriptions des invitations et plus encore celle des options est un moment délicat et souvent chronophage. Nous avons listé 10 avantages d'utiliser une solution de gestion de données d'inscription en ligne.

Un des principaux avantages est de pouvoir gérer au mieux son budget, en effet une bonne collecte des informations peut s'avérer indispensable avec une économie de temps et budgétaire à la clef !

 

La gestion en ligne des inscriptions avec création de fichier des invités à un événement de type séminaire, MICE pour une convention ou un salon

 

A partir d'une centaine de convives, les risques d'erreurs et d'oublis se multiplient, de plus le croisiement des données dans différentes sources de collecte ou de canaux de communication engendre des complications supplémentaires.

De plus, si vous demandez des informations spécifiques  comme la présence d'accompagnant(s), le mode de transport, les options d'hébergement, de restauration ou toutes données complexes comme la taille des accessoires et des costumes, vous risquez de vous perdre dans vos mails et vos fichiers tableurs traités manuellement.

 

Il existe plusieurs solutions de gestion des inscriptions en ligne pour en savoir plus sur notre solution tout en un ALL IN RESA vous pouvez voir notre site dédié > ICI

 

Quels avantages apportent ces solutions digitales de gestion événementielle ?

 

Les avantages d'une gestion en ligne des inscriptions, d'un site web de gestion événementiel ou d'un site d'inscription à un événement

 

  1. Une gestion en ligne des inscriptions automatisée des réponses : une fois inscrite la personne reçoit un mail récapitulatif qu'elle peut consulter et modifier les éléments à loisir jusqu'à une date donnée.
  2. Une gestion en ligne d'événement avec sécurité des accès : si vous le souhaitez, seule la personne destinataire de l'invitation pourra s'inscrire. Elle sera identifiée par son adresse e-mail de confirmation. Une seule inscription sera ainsi générée.
  3. Une gestion en ligne des inscriptions à un événement au plus juste des dépenses : la liste des inscrits évolue jusqu' à la date limite définie. Le budget est ainsi totalement cadré et le nombre de participants ajusté. Cela permet un contrôle des dépenses en amont.
  4. Des économies induites par un site web de gestion d'événement : une meilleure gestion des No Show, c'est-à-dire des désistements de dernière minute. Ainsi les personnes confirment si elles sont accompagnés ou non, cela peut faire varier l'enveloppe budgétaire de 10 à 20% (repas, boissons, goodies ...).
  5. Une gestion en ligne des options plus complexes et précises : (allergie, régime végétarien, sans alcool, etc...) vous adaptez les commandes traiteur selon les besoins et vous n'avez plus à surestimer ou à sous-estimer la participation selon votre budget.
  6. Une gestion pour les événements des options complexes facilité et confidentielle : exemple le rooming list lors d'un séminaire, ou le choix des cadeaux selon le profil du participant. (single ou twin ? homme ou femme ? âge ou taille ? ...).
  7. Une communication globale pour un événement et une grande diffusion des informations pratiques : les participants retrouvent les informations de l'événement sur le site.
  8. Une communication mise à jour : Les informations sont immédiatement relayées et mises à jour
  9. Une communication ludique et interactive : des sondages, des quizz, le site web de gestion des inscriptions est un prétexte à des communications interactives
  10. Un accès 24/7 : sur les smartphones à tout moment

 

Pour être accompagné sur cette problématique consultez-nous par le formulaire ci-dessous

ou appelez le 01 56 95 04 04

Pour voir un exemple de site d'incription en ligne > ALL IN RESA

 

 

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