La gestion des inscriptions (gestion en ligne et fichier des invités)

Comment assurer la gestion des inscriptions à une convention ou un évènement de grande envergure ?

La gestion des inscriptions, des invitations et plus encore celle des options est un moment délicat et souvent chronophage. Nous avons listé 10 avantages d'utiliser une solution de gestion de données d'inscription en ligne.

Une des principaus avantages est de pouvoir gérer au mieux son budget, en effet une bonne collecte des informations peut s'avérer indispensable avec une économie de temps et budgétaire à la clef !

La gestion des inscriptions (gestion en ligne et fichier des invités à un événement de type MICE pour une convention ou un salon)

A partir d'une centaine de convives, les risques d'erreurs et d'oublis se multiplient, de plus le croisiement des données dans différentes sources de collecte ou de canaux de communication engendre des complications supplémentaires. De plus, si vous demandez des informations spécifiques  comme la présence d'accompagnant(s), le mode de transport, les options d'hébergement, de restauration ou toutes données complexes comme la taille des accessoires et des costumes, vous risquez de vous perdre dans vos mails et vos fichiers tableurs traités manuellement.

Il existe plusieurs solutions de gestion des inscriptions en ligne.

Quels avantages apportent ces solutions digitales de gestion événementielle ?

Les avantages d'une solution en ligne ou d'un site web de gestion événementiel ou d'un site d'inscription à un événement

  1. Une gestion automatisée des réponses : une fois inscrite la personne reçoit un mail récapitulatif qu'elle peut consulter et modifier les éléments à loisir jusqu'à une date donnée.
  2. Une  sécurité des accès : si vous le souhaitez, seule la personne destinataire de l'invitation pourra s'inscrire. Elle sera identifiée par son adresse e-mail de confirmation. Une seule inscription sera ainsi générée.
  3. Une gestion au plus juste des dépenses : la liste des inscrits évolue jusqu' à la date limite définie. Le budget est ainsi totalement cadré et le nombre de participants ajusté. Cela permet un contrôle des dépenses en amont.
  4. Des économies induites : une meilleure gestion des No Show, c'est-à-dire des désistements de dernière minute. Ainsi les personnes confirment si elles sont accompagnés ou non, cela peut faire varier l'enveloppe budgétaire de 10 à 20% (repas, boissons, goodies ...).
  5. Une gestion des options plus complexes et précises : (allergie, régime végétarien, sans alcool, etc...) vous adaptez les commandes traiteur selon les besoins et vous n'avez plus à surestimer ou à sous-estimer la participation selon votre budget.
  6. Une gestion des options complexes facilité et confidentielle : exemple le rooming list lors d'un séminaire, ou le choix des cadeaux selon le profil du participant. (single ou twin ? homme ou femme ? âge ou taille ? ...).
  7. Une communication globale et une grande diffusion des informations pratiques : les participants retrouvent les informations de l'événement sur le site.
  8. Une communication mise à jour : Les informations sont immédiatement relayées et mises à jour
  9. Une communication ludique et interactive : des sondages, des quizz, le site web de gestion des inscriptions est un prétexte à des communications interactives
  10. Un accès 24/7 : sur les smartphones à tout moment

Pour être accompagné sur cette problématique consultez-nous > ICI 

 

 

 

 

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